مدیریت پروژه فرآیندها و فعالیت هایی جهت برنامه ریزی، اجرا و کنترل منابع، دستورالعمل ها و پروتکل های اجرایی جهت دستیابی به اهداف ویژه پروژه می باشد. پروژه ، تلاشهای موقت طراحی شده برای تولید یک محصول، خدمت و یا نتیجه خاص که اهداف خاصی را دنبال می کند،تعریف میشود.

مدیر پروژه مسئول اداره پروژه های در دست اقدام و همچنین طراحی پروژه های جدید است. وی باید روند پیشرفت پروژه ها و یا چالش های ایجاد شده را طی گزارشی کامل به اطلاع سهام داران کسب و کار برساند. در واقع مدیر پروژه باید بیشتر بر جنبه های عملیاتی کار متمرکز شود. مدیریت همزمان بودجه، منابع و فرصت باقی مانده برای اتمام اصولی پروژه، یکی دیگر از وظایف متعدد مدیران پروژه خواهد بود.

آنها در مجموع افرادی هستند که پس از کسب تجربه میدانی فراوان، وارد نقش های مدیریتی شده اند. مدیریت پروژه مجموعه ای از چندین واحد مدیریت ریسک، مدیریت منابع و مدیریت هدف خواهد بود. این دسته از مدیران باید تمامی خطرات پروژه را بررسی کرده و اقدام به رفع آن تا حد امکان کنند. اطمینان از تامین امکانات مورد نیاز تیم عملیات پروژه ،حال چه منابع باشد و چه زیرساخت های ضروری، بر عهده مدیر پروژه خواهد بود.

در ادامه این مقاله ، به بررسی کارهای روزمره و وظایف مدیر پروژه می پردازیم:

 وظایف مدیر پروژه و سازماندهی وظایف مربوط به پروژه:

مدیر پروژه هم زمان با شروع پروژه و در همان مراحل اولیه پروژه باید مشخص کند که دقیقا چه کارهایی باید انجام شود. برای این منظور لازم است که حوزه ی کار و نتایج مورد انتظار به طور واضح مشخص شوند و در عین حال تمامی ملزومات رسیدن به اهداف با جزییات شان بیان شوند.

تشکیل تیم مربوطه:

اگر ایده ی بزرگ شما عملی دانسته شد آنگاه باید تیمی را گرد هم جمع کنید که این ایده را رنگ واقعیت بخشند. ایده آل آن است که از افراد خبره در هر بخش کمک بگیرید اما بهترین افراد همیشه در دسترس نیستند. وظیفه شما استخدام بهترین افراد ممکن برای تیم پروژه تان است. مطمئن شوید که مهارت های کارکنان مکمل یکدیگر است، در این صورت همه تجربیات و مهارت های مورد نیاز انجام موفق آمیز پروژه را در اختیار خواهید داشت.

کنترل تغییرات در پروژه

بعنوان مدیر پروژه ، شما اصلی ترین فرد درگیر با تغییرات پروژه هستید. خزش محدوده، پروژه را نابود می سازد. تا زمانی که تاثیر تغییر عملی را بر روی بودجه و برنامه پروژه بررسی نکرده اید ،هیچ گونه تغییری را نپذیرید.اغلب تغییرات زمانبندی شمارا عوض میکنند و هزینه های مالی همراه خود دارند!

مدیریت پول:

مدیر پروژه باید بودجه ی پروژه را جمع آوری کند، پولی که هزینه می شود را مدیریت نماید و بر هزینه ها نظارت داشته باشد.

هر پروژه بودجه ای مشخص دارد، حال این بودجه بطور شفاف تعریف شده باشد یا خیر، شما باید مطمئن شوید که هزینه اضافی صرف نمی کنید. چرا که در پایان مشتری یا حامی مالی شما از نتیجه کار رضایت نخواهد داشت.

رهبری و مدیریت تیم:

رهبری تیم یعنی دست و پنجه نرم کردن با چالش های عدم توافق و تعارض و همچنین حضور همیشگی در راس ارتباطات. در تیم خود حس انگیزه ایجاد کنید،چرا که بهترین کارشان را انجام دهند به خصوص زمانی که وقت تنگ باشد. اگر شما می خواهید دیگران به سختی کار کنند، نسب به ارائه یک کار قوی توسط خودتان مسئولیت پذیر باشید.

تصمیم گیری:

وقتی نیاز باشد که حامی مالی، بزرگترین تصمیم ها را بگیرد، این یکی از وظایف مدیر پروژه می باشد که مسئول تصمیمات اصلی مربوط به پروژه است، حتی اگر مستقیما تصمیم گیر نباشد. زیرا اوست که در پروژه غرق است و از جزییات پشت تصمیم ها آگاه است. سایرین به اندازه ی او مطلع نیستند.

مدیریت مراحل گذار:

مهمترین امر در پایان فاز اجرایی پروژه این است که مطمئن شوید افرادی که بعد از شما پروژه را پیش می برند و با تیم شما کار می کنند یا از نتایج پروژه ی شما استفاده می نمایند بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند بی آن که به دخالت شما نیازی باشد.

آموزش و در اختیار گذاشتن آموخته ها:

مدیر پروژه می تواند در پایان پروژه جلسه ای درباره ی درس های آموخته از آن برگزار کند. این کار به تیم کمک می کند تا رشد نماید و آموخته هایش را سازمان دهد. همچنین این کار،مانع از اشتباهات مشابه اعضای تیم و شرکت در پروژه های بعدی میشود.

مشاهده مقالات بیشتر

دوره مدیریت پروژه در مشهد

دوره DBA مدیریت پروژه چیست؟