یکی از مهم ترین ویژگی های سند رسمی ، تنظیم آن سند توسط مامور رسمی است .در واقع  همه اعتبار و ارزش سندرسمی،برگرفته از تنظیم آن سند توسط مامور رسمی می باشد.  مامور رسمی شاهد و ناظر بر سند است که امضای وی هرگونه تردید نسبت به مفاد سند را از بین می برد . ماموران دولتی تا زمانیکه از صلاحیت خود خارج نشوند ، ماموران رسمی هستند

سند در معنی لغوی به معنای آنچه که به آن اعتماد کنند، آمده است، اما در معنای حقوقی سند نوشته‌ای است که قابل استناد است.این نوشته ،خط و  یا علامتی است که ممکن است بر کاغذ، پارچه یا هر جسم دیگری درج شده باشد.

سند رسمی چیست؟

اولین و مهمترین ویژگی اسناد رسمی، این است که باید توسط ماموران رسمی دولتی تنظیم شوند. این مامور ممکن است مانند مامور شهرداری کارمند دولت باشد یا مانند سردفتر اسناد رسمی کارمند دولت نباشد. (اگرچه سردفتر اسناد رسمی ، تحت نظرسازمان ثبت است ،اماکارمند دولت نیست)

مامور رسمی شخصی است که ماموریت او در قانون پیش‌بینی شده است، مانند کارکنان وزارتخانه‌ها، اعضای هیات‌مدیره‌ی کانون‌های وکلا یا کانون کارشناسان. با این تعبیرف پروانه‌ی ساختمان صادره‌ی شهرداری و پروانه‌ی وکالت صادره‌ی کانون‌های وکلا، همگی سند رسمی محسوب می‌شوند.

دومین ویژگی اسناد رسمی نیز درمورد تنظیم‌کنندگان این اسناد است، مامور رسمی باید در چارچوب صلاحیت و شایستگی قانونی خود سند تنظیم کند. برای مثال اگر ماموری که برای ثبت دفتر املاک و در اداره‌ی ثبت به خدمت گرفته شده است، سند سجل احوال مانند شناسنامه را صادر کند، آن سند رسمی نیست. چون در صلاحیت او نبوده است. علاوه‌بر صلاحیت در صدور نوع خاصی از سند، مامور رسمی باید شایستگی نسبی یعنی شایستگی مربوط به زمان و مکان و وضعیت حقوقی ماموریت خود را رعایت کند. مثلا اگر مامور رسمی برای تنظیم سند املاک واقع در تهران تعیین شده باشد، چنانچه سـندی برای املاک واقع در کرج ثبت کند آن سند رسمی نخواهد بود.

یکی دیگر از ویژگی های اسناد رسمی این است که مأموران رسمی، آنها را طبق مقررات تنظیم کرده باشند. یعنی باید تشریفات تنظیم و صدور درمورد اسناد رسمی رعایت شود. عدم رعایت تشریفات تنظیم اسناد رسمی گاها موجب از رسمیت افتادن سند می‌شود، اما گاه عدم رعایت آن، سند را از رسمیت نمی‌اندازد. مثلا اگر سند رسمی تمبر نشود، باز هم اعتبار اسناد رسمی را داراست اما اگر شرایط و مقررات خاص تنظیم اسناد رسمی که غالبا در قانون ثبت آمده است، رعایت نشود سند دیگر رسمی نخواهد بود.

شناخت انواع سند

اسناد را میتوان بر دو نوع دسته بندی کرد: اسناد عادی و رسمی.

اکثر اسنادی که میان دو نفر تنظیم می‌شوند، اسناد عادی محسوب میشوند. مثلا شما برای خرید کالایی به یک فروشگاه بروید و مبلغی را به عنوان بیعانه پرداخت کنید و درمقابل رسیدی میگیرید که این رسید یک سند عادی است.

چک و سفته نیز اسناد عادی هستند که با توجه به ویژگی‌هایشان قابلیت‌های خاصی دارند. درمقابل استنادِ شما به اسناد عادی در دادگاه، طرف دعوا به‌راحتی می‌تواند منکر آن سند بشود. در این حالت شما ملزم خواهید بود تا صحت و اصالت سند را اثبات کنید. اما اسناد رسمی خصوصیاتی دارند که شما را از بار اثبات صحت و اصالت‌شان بی‌نیاز می‌کنند.

 شناخت اعتبار اسناد رسمی

حال که به اجمال اسناد رسمی را شناختیم، بهتر است که بدانیم این اسناد چه مزیتی نسبت به اسناد عادی دارند. اسناد رسمی را میتوان از امضاها، مهرها و اثر انگشت‌‌های مندرج در سند شناخت. اصـل بر صحت انتساب آنهاست و کسی که محتویات به او منتسب است نمی‌تواند آنها را انکار کند و تنها حق دارد که ادعای جعل کند و با ذکر دلیل ادعای خود را ثابت نماید، در‌حالی که در اسناد عادی فرد به صرفِ انکارِ امضاء و مهر منتسب به خود از آثارِ انکار بهره‌مند می‌شود و طرف مقابل او باید انتساب آنها را ثابت کند.

بخش دیگری از اسناد رسمی، مندرجات یا عبارات نوشته‌شده روی آنهاست. در بخش‌های اعلامی از سوی مأمور رسمی، اصل بر صحت عملیات مأمور رسمی است. فرد تنها با ادعای جعل می‌تواند درستی آنها را به چالش بکشد. همچنین درمورد اعلام افراد و در حضور مأمور رسمی نیز اصلِ صحت جاری است و فرد صرفا با ادعای جعل اسناد و همراه با دلیل می‌تواند درمقابل سند رسمی اقامه‌ی دعوا کند.

پنج ویژگی اسناد رسمی

✅هـزیـنـه تنظیم اسناد رسمی به مراتب کمتر از سند عادی است.

✅امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر است.

✅با تنظیم سند رسمی در خصوص پیش فروش ساختمان، متعاملین و واسطه آن‌ها مشمول مجـازات‌های حقوقی و کیفری مقرر در قانون نخواهد شد.

✅ترویج تنظیم سند رسمی نقش عمده‌ای در قضازدایی خواهد داشت.

✅پذیرفته شدن اسناد رسمی در مورد عقود و معاملات املاک ثبت شده (در دفتر املاک) و نیز عقود و معاملات در مورد املاک ثبت نشده و نیز صلح نامه و هبه نامه در محاکم و ادارات دولتی

مشاهده مقالات بیشتر

شناخت سند رسمی و ویژگی های آن

قانون تملک ساختمان چیست؟

دوره مشاوره حقوقی املاک در مشهد